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6.3 Häufige Fragen zum Zeugnisdruck
Modul Notenbuch – Sehen Sie in der Klasse den Menüpunkt „Endnoten“ bzw. unter Druckansichten „Zeugnisse“ nicht, nutzt Ihre Schule dieses Modul (noch) nicht.
Sie stehen gerade vor dem Zeugnisdruck? Hier finden Sie Antworten zu den häufigsten Fragen.
Die Noten aus dem 1. Halbjahr werden nicht ins das 2. Halbjahr einbezogen.
Prüfen Sie bitte mit einem Admin-Account die Einstellung Ihrer Halbjahre. Öffnen Sie dazu Einstellungen → Schuljahre und klicken Sie beim 2. Halbjahr auf Bearbeiten. Wählen Sie unter (5) „einschließlich“ das 1. Halbjahr aus und speichern Sie. Dann werden die Noten aus dem 1. Halbjahr in die Endnote des 2. Halbjahres einbezogen. Mehr dazu in 1.1 Schuljahr und Halbjahre anlegen.
Warum werden die Noten bei mir nicht automatisch auf dem Zeugnis angezeigt?
Die Noten werden erst auf den Zeugnissen angezeigt, wenn die Lehrer*innen die Endnote bestätigt haben. Falls die Endnote noch nicht bestätigt ist, sehen Sie einen gelb hinterlegten Hinweis mit der entsprechenden Info bei der Ansicht der Zeugnisse.
Fehlende Zuordnung der Halbjahre
Eine weitere mögliche Ursache kann die fehlende Zuordnung der Halbjahre sein.
Um diese Ursache auszuschließen, prüfen Sie bitte mit einem Admin-Account in den Einstellungen, ob das Datum des Beginns Ihres ersten Halbjahres dem Datum des Beginns des Schuljahres entspricht. Passen Sie es sonst an.
Gibt es einen schnelleren Weg, Daten wie Fehlzeiten und Bemerkungen einzutragen, als direkt in der Zeugnisvorlage?
Ja. Zum besseren Editieren der Zeugnisse können Sie die Tabellenfunktion nutzen. Die Tabellenfunktion finden Sie, wie im Screenshot zu sehen, in der Zeugnisvorschau. Dazu wählen Sie mit einem Lehrer*innenaccount eine Klasse aus. Im Menü links können Sie nun “Druckansichten” -> “Zeugnisse” auswählen.
Achten Sie hierbei darauf, dass das richtige Halbjahr und die gewünschte Vorlage ausgewählt sind. Wenn Sie nun oben auf den Reiter “Tabelle” (neben “Vorschau”) klicken, öffnet sich die Tabellenfunktion. Dort werden Ihnen untereinander alle Schüler*innen (z.B. einer Klasse) angezeigt und Sie können Ihre Eintragungen vornehmen. Mit einem Klick auf “Speichern” werden die Daten übernommen.
Das Datum auf dem Zeugnis ist falsch.
Als Datum für die Zeugnisse wird automatisch das Enddatum des jeweiligen Halbjahres verwendet. In Ihren Admin Einstellungen unter "Schuljahre" müssen Sie das Enddatum des Halbjahres entsprechend anpassen. Weitere Informationen zu den Halbjahren finden Sie hier.
Das Datum auf den Abschlusszeugnissen stimmt nicht.
Um das Datum auf den Abschlusszeugnissen schnell anzupassen, nutzen Sie die Tabellenfunktion unter Druckansichten → Zeugnisse:
- (1) Klicken Sie oben auf den Reiter Tabelle.
- (2) Wählen Sie „Abschlusszeugnis“ und die gewünschte Vorlage.
- (3) Tragen Sie in der ersten Zeile „alle ausgewählten Schüler“ unter Datum auf dem Zeugnis das Datum ein. Es wird für alle ausgewählten Schüler*innen übernommen.
- (4) Klicken Sie auf Speichern.
Welchen Browser sollte ich am verwenden, damit das Drucken und Speichern als .pdf gut funktioniert?
Wir empfehlen den Druck der Zeugnisse bzw. das Herunterladen der Zeugnisse als .pdf über Chrome oder Firefox an einem Laptop oder PC durchzuführen. Das Drucken über Safari oder am iPad funktioniert erfahrungsgemäß nicht zuverlässig.
Ich muss ein Zeugnis auf A3-Papier drucken. Was muss ich beachten?
Beachten Sie bitte die ausführlichen Informationen zum A3-Zeugnisdruck hier.
Wie lege ich Kopfnoten an?
Weitere Informationen finden Sie hier unter "Unterrichtsfächer".
Was muss ich tun, damit die Kopfnoten aus dem ersten Halbjahr nicht in das zweite Halbjahr (Jahreszeugnis) einfließen?
Falls Sie zunächst von allen Lehrkräften Vorschläge für die Kopfnoten sammeln möchten, erstellen Sie dafür einzelne Leistungserfassungen. Beachten Sie dabei bitte folgendes: In den Grundeinstellungen hat der Admin Ihrer Schule sicherlich hinterlegt, dass die Noten der Sekundarstufe I aus beiden Halbjahren zusammen gerechnet werden sollen. Bei den Kopfnoten ist dies i.d.R. nicht der Fall. Dies können Sie lösen, indem Sie für für die “Notenvorschläge” der Kopfnoten im 1. Halbjahr und 2. Halbjahr unterschiedliche Typen der Leistungserfassung verwenden, d.h. diese müssen voneinander abweichen. Zum Beispiel:
- 1. Halbjahr => "HalbjahrEins"
- 2. Halbjahr => "HalbjahrZwei"
Im Formeleditor für den Durchschnitt des 2. Halbjahres (Jahreszeugnis) passen Sie dies schließlich folgendermaßen an. Sie haben zwei Optionen:
- A) Sie packen die Typen aus dem 1. Halbjahr in eine Kategorie und die Typen aus dem 2. Halbjahr in eine separate Kategorie. Die Kategorie “1. Halbjahr” setzen Sie auf 0% (bzw. Gewichtung 0) und Kategorie “2. Halbjahr” entsprechend auf 100% (bzw. Gewichtung 1).
- B) Oder Sie lassen die Typen aus dem 1. Halbjahr außen vor und packen diese in keine Kategorie, sondern nur die Typen des 2. Halbjahres.
Ein Kind bekommt in einem Fach keine Note, sondern nur einen Vermerk, z.B. “teilgenommen”. Wie mache ich das?
Wählen Sie mit einem Lehrer*innenaccount die Klasse aus und klicken Sie im Menü links unter Noten auf das gewünschte Fach (1). In der Spalte Endnote (2) tragen Sie statt einer Note den Vermerk ein, z. B. „teilgenommen“. Bestätigen Sie die Eingabe mit dem Häkchen (3), damit der Vermerk auf dem Zeugnis erscheint. Bestätigte Endnoten erkennen Sie am blauen Häkchen (4).
Wie kann ich Deutsch als Zweitsprache (DaZ) auf dem Zeugnis einpflegen?
- Erstellen Sie zunächst ein Fach “Deutsch als Zweitsprache” im Adminaccount.
- Klicken Sie nun auf Klassen, so können Sie einer Hauptklasse über die Mehrfachzuordnung das Fach zuweisen. Optional erstellen Sie davor noch eine einzelne Untergruppe, in der Sie die DaZ-Schüler*innen hinzufügen; dann würden Sie nur dieser Gruppe DaZ als Fach hinzufügen.
- Anschließend können Sie Endnoten in DaZ vergeben. Sobald, und auch nur, wenn eine Endnote bestätigt wurde, erscheint DaZ mit Name und Note auf dem Zeugnis.
Wie erkennt das Zeugnis die Zuordnung der Fremdsprachen (1./2./3. Fremdsprache?)
Fremdsprachen müssen in den Stammdaten hinterlegt werden, um diese an der richtigen Stelle im Zeugnis einzutragen (1./2. Fremdsprache usw.). Diese Stammdaten werden durch den Admin importiert.
Sie können die Stammdaten als Admin einsehen: Öffnen Sie oben Schüler, wählen Sie die gewünschte Person aus und klicken Sie oben rechts auf Bearbeiten. Über die Reiter (1) wählen Sie das Halbjahr; darunter sehen Sie die Merkmale (2), z. B. „1. Fremdsprache“. Prüfen Sie dort für das jeweilige Halbjahr, ob die entsprechende Fremdsprache hinterlegt ist. Mehr dazu in 6.1 Daten manuell anpassen.
Falls die Daten dort nicht eingepflegt sind, müssen Sie einen erneuten Import starten. Weitere Informationen zur Erstellung der Exportdatei und zum Starten des Imports finden Sie hier. Beachten Sie beim Hochladen der Datei auf beste.schule, dass Sie den Haken nur bei “Aktualisieren” setzen.
Beachten Sie, dass die Note nur erscheint, wenn auch die Endnote bestätigt ist.
Um eine schnelle, kurzfristige Änderung durchzuführen, können Sie auch die Tabellenfunktion nutzen. Öffnen Sie dazu mit einem Lehrer*innenaccount die gewünschte Fremdsprachengruppe oder Klasse und wählen Sie im Menü links Druckansichten → Zeugnisse.
- (1) Klicken Sie oben auf den Reiter Tabelle.
- (2) Stellen Sie sicher, dass das richtige Halbjahr und die gewünschte Vorlage ausgewählt sind.
- (3) In den Spalten 2. Fremdsprache und 3. Fremdsprache können Sie die Fremdsprachen eintragen oder korrigieren.
- (4) Klicken Sie auf Speichern, um die Daten zu übernehmen.
Wie erkennt das Zeugnis die Leistungskurse in der Sekundarstufe II?
Ist diese Information in den Stammdaten hinterlegt, erscheint dies automatisch.
Sie können die Stammdaten als Admin einsehen: Öffnen Sie oben Schüler, wählen Sie die gewünschte Person aus und klicken Sie oben rechts auf Bearbeiten. Über die Reiter (1) wählen Sie das Halbjahr; darunter sehen Sie die Merkmale (2), z. B. „1. Fremdsprache“. Prüfen Sie dort für das jeweilige Halbjahr, ob die entsprechenden Daten hinterlegt sind. Mehr dazu in 6.1 Daten manuell anpassen.
Andernfalls erfolgt die Erkennung der Leistungskurse (LK) danach, ob Noten vergeben wurden. Sobald Noten in einem LK vergeben wurden, werden alle Schüler*innen diesem LK-Fach im Zeugnis zugeordnet. Händisches Eintragen sollte nicht mehr nötig sein. Sollte dies dennoch der Fall sein, senden Sie uns bitte eine Nachricht mit einer genauen Problembeschreibung.
Um eine schnelle, kurzfristige Änderung durchzuführen, können Sie auch die Tabellenfunktion nutzen. Öffnen Sie dazu mit einem Lehrer*innenaccount den gewünschten (Leistungs-)Kurs und wählen Sie im Menü links Druckansichten → Zeugnisse.
- (1) Klicken Sie oben auf den Reiter Tabelle.
- (2) Stellen Sie sicher, dass das richtige Halbjahr und die gewünschte Vorlage ausgewählt sind.
- (3) In den Spalten 1. Leistungskurs und 2. Leistungskurs können Sie die Leistungskurse eintragen oder korrigieren.
- (4) Klicken Sie auf Speichern, um die Daten zu übernehmen.
Beachten Sie, dass die Note nur erscheint, wenn auch die Endnote bestätigt ist.
Kann ich die Noten der Schüler*innen selbst archivieren?
Wollen Sie die Noten selbst archivieren, können Sie die Notenbücher der Klassen als Pdf-Datei speichern und auf Wunsch anschließend drucken. Weitere Informationen finden Sie hier.
Was kann ich machen, damit die persönlichen Daten (z.B. Adresse) auf die Bildungsempfehlung oder das Abschlusszeugnis der Schüler*innen übernommen werden?
Prüfen Sie zunächst, ob die gewünschten Daten in den Stammdaten der Schüler*innen hinterlegt sind. Sind die entsprechenden Daten nicht vorhanden, importieren Sie die Daten der Schüler*innen erneut. Achten Sie darauf, dass Sie die benötigten Informationen (z.B. Adresse, Geburtsort,…) mit auswählen. Weitere Informationen finden Sie hier.
Auf dem ausgedruckten Zeugnis ist ein Fehler aufgefallen. Wie kann ich den Fehler nachträglich noch ausbessern?
Lehrkräfte mit der Rolle “Schulverwaltung” können auch nach Ablauf des Halbjahres noch Noten nachträglich ändern und ggf. das Zeugnis nochmal ausdrucken. Der Admin kann zum Beispiel bestimmten Lehrkräften diese höhere Rolle zuweisen.
Die Abstände sehen an manchen Stellen ein wenig anders aus als in der Vorlage der VwW Zeugnismuster. Wieso?
Die Abstände und weitere Layoutabstimmungen können nicht verändert werden und bleiben so bestehen. Die größere Lücke am unteren Rand entsteht u.a. auch durch das Fehlen der Fußnoten, welche auf digitalen Zeugnissen entfallen. Unsere Zeugnisse sind stets VwV-konform. In den Formvorschriften wird kein expliziter Verweis auf Abstände gemacht. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir auf individuelle Wünsche zur Anpassung des Layouts nicht eingehen können.
In der Kopf- und Fußzeile ist ein Link von beste.schule. Wie kann ich diesen entfernen?
In der Anleitung finden Sie Informationen zum Ausdrucken des Zeugnisses. Dort finden Sie auch eine Erklärung, wie Sie die Kopf-und die Fußzeile ausblenden können.
Kann ich die Namen der Schulleitung/Klassenleitung auf den Zeugnisformularen eintragen?
Nach der VwV Zeugnismuster des Freistaates Sachsen ist das Eintragen der Schul- oder Klassenleitung auf dem Zeugnis nicht notwendig, weshalb diese Möglichkeit nicht grundlegend zur Verfügung steht. Jedoch bieten wir an, diese Funktion für einen Pauschalbetrag von 200,-€ individuell für Sie einzurichten. Kontaktieren Sie uns gerne und wir erstellen Ihnen ein entsprechendes Angebot.
Wie ändere ich das Datum, welches auf dem Zeugnis angezeigt wird?
Das voreingestellte Datum auf dem Zeugnis ist das Datum, welches Sie als Enddatum des Halbjahres als Admin festgelegt haben. Nach der Veränderung der Voreinstellungen passt sich auch das Datum auf dem Zeugnis entsprechend an. Öffnen Sie dazu Einstellungen → Schuljahre und klicken Sie beim passenden Halbjahr auf Bearbeiten. Das Datum unter (3) „Bis“ ist das Datum auf dem Zeugnis.
Sie können das Datum auf dem Zeugnis mit einem Lehrer*innenaccount auch manuell verändern. Gehen Sie dazu in die Zeugnisansicht. Mit einem Klick in das Feld des Datums können Sie das Datum anpassen.
Was mache ich, wenn auf den erstellten Zeugnissen Verschiebungen (z.B. Zeilen sind verrückt) auftreten?
Senden Sie bitte eine Nachricht an unser Supportteam mit der Information, welche Verschiebungen auftreten und welchen Browser Sie benutzen. Wir kümmern uns darum!
Um Ihr Zeugnis auch kurzfristig weiterzubearbeiten, empfehlen wir Ihnen, einen Chromium-Browser (z.B. Chrome, Edge) zu verwenden.
Auf dem Zeugnis steht nur „Profil“ aber nicht der komplette Name des Profils. Wie kann ich das vor dem Zeugnisdruck schnell anpassen?
Öffnen Sie zunächst eine Profilgruppe und starten Sie von der Gruppe aus den Zeugnisdruck (Druckansichten → Zeugnisse).
- (1) Klicken Sie oben auf den Reiter Tabelle.
- (2) Stellen Sie sicher, dass das richtige Halbjahr und die gewünschte Vorlage ausgewählt sind.
- (3) Tragen Sie in der Spalte Profilname in der ersten Zeile „alle ausgewählten Schüler“ den vollständigen Namen des Profils ein. Er wird für alle Schüler*innen der Gruppe übernommen.
- (4) Klicken Sie auf Speichern. Der Profilname erscheint nun automatisch auf dem Zeugnis.
Wie drucke ich ein Zeugnis für einen Schüler in einem vergangenen Schuljahr?
Verwenden Sie zunächst einen "Schulverwaltung"-Account. Wenn ein Zeugnis für einen Schüler aus einem vergangenen Schuljahr gedruckt werden soll, muss zunächst das entsprechende Schuljahr ausgewählt werden. Anschließend kann der Schüler über die Personenliste gesucht werden.
Wie drucke ich ein Zeugnis für einen Schüler, der bereits abgegangen (gelöscht) ist im laufenden Schuljahr?
Soll ein Zeugnis für einen im aktuellen Schuljahr bereits gelöschten Schüler gedruckt werden, muss für diesen Vorgang der „Löschen“-Button im Admin-Bereich vorübergehend deaktiviert bzw. entfernt werden, damit der Schüler weiterhin für den Druckprozess zugänglich bleibt.
